دبيرخانه طرح در معاونت فرهنگي - اجتماعي دانشگاه تشكيل مي شود كه داراي نقش محوري در حسن اجراي برنامه هاي مربوط به طرح است. مسئول دبيرخانه طرح از بين اعضاي هيئت علمي دانشگاه توسط معاون فرهنگي - اجتماعي دانشگاه انتخاب مي شود. همچنين يك یا چند تن از كارشناسان فرهنگي با انتخاب معاون فرهنگي- اجتماعي دانشگاه به عنوان كارشناس دبيرخانه تعيين مي شود.

شرح وظايف دبيرخانه طرح: 
1. پيگيري و اجراي برنامه هاي مصوب كميته حمايت و نظارت
2. فراخوان عمومي در دانشگاه براي ثبت نام همياران
3. ثبت نام، مصاحبه و گزينش همياران مناسب در هر رشته و گرايش تحصيلي با همكاري نهادهاي مرتبط
4. برگزاري دوره هاي آموزشي و جلسات توجيهي اساتيد راهنما جهت آشنايي با طرح با استفاده از صاحبنظران ذيربط
5. پيشنهاد و اجراي جلسات توجيهي و دوره هاي آموزشي براي همياران
6. تشكيل شوراي رابطين دانشجويي طرح متشكل از يك نفر رابط همياران برادر و يك نفر رابط همياران خواهر براي هر دانشكده
7. برگزاري برنامه استقبال، افتتاحيه و اردوي يك يا چند روزه براي دانشجويان جديدالورود با كمك ستاد برگزاري مطابق برنامه مصوب كميته حمايت و نظارت
8. تامين و هماهنگي محتواي فرهنگي برنامه ها از طريق مجاري ذي ربط (نهاد نمايندگي مقام معظم رهبري، دفتر فرهنگ عمومي، مركز مشاوره و...)
9. برگزاري برنامه هاي مختلف فرهنگي مثل جشن ها، اعياد، مسابقات و اردوهاي دانشجويي در طول سال با همكاري سرپرستان فرهنگي - دانشجويي دانشكده ها
10. همكاري در فعاليت هاي مرتبط با ارزيابي از سير اجرايي طرح در طول سال اول

تذكر:
هر 7 تا 9 دانشجوی ورودی جدید با یک همیار و هر 3 تا 5 همیار با یک استاد مرتبط می شوند. همياران كار خود را با بودن در كنار دانشجويان ورودي جديد به هنگام ثبت نام آغاز مي كنند و با ايجاد، حفظ و تعميق رابطه با آنها و همچنين مرتبط كردن آنها با اساتيد راهنما نقش خود را در پيشگيري از آسيب هاي احتمالي و كمك به پيشرفت سريع تر اين عزيزان ايفا كنند. براي صميمانه تر شدن ارتباطات، اردويي يك يا چند روزه پس از ثبت نام و قبل از شروع ترم با حضور اساتيد راهنما، همياران و دانشجويان ورودي جديد برگزار مي شود.